SH

Sascha Hess xenosystems.de - IT-Consulting & Data Management

www.xenosystems.de

 

	NOTFALL-KIT – SQL SERVER 2026
	SQL Server
	ERP-Auswahl Checklisten
	Die richtige ERP-Entscheidung — systematisch, faktenbasiert, zukunftssicher

WAS SIE IN DIESEM KIT ERHALTEN:

1

10 Auswahl-Fallen Die häufigsten Fehler bei ERP-Auswahlprojekten — und wie man sie vermeidet

 

2

Anforderungs-Checklisten Über 120 strukturierte Kriterien für alle Kernbereiche eines KMU-ERP

 

3

Anbieter-Bewertungsmatrix Gewichtetes Scoring-Modell für den objektiven Anbietervergleich

 

4

Demo-Leitfaden Welche Szenarien im Herstellertermin testen — mit Bewertungsbogen

 

5

30-Tage-Auswahlplan Von der Anforderungsaufnahme bis zur dokumentierten Kaufempfehlung

 

 

 

 

 

Alle Checklisten, Bewertungsmodelle und Empfehlungen wurden sorgfältig auf Basis langjähriger praktischer ERP-Projekterfahrung erstellt. Da jede Organisation individuelle Anforderungen hat, übernimmt der Autor keinerlei Haftung für Kaufentscheidungen, die auf Basis dieses Dokuments getroffen werden. Holen Sie vor Vertragsabschluss stets eine unabhängige Zweitmeinung ein.

 

 

Hinweise zu Vertragsgestaltung, Lizenzbedingungen und SLA-Anforderungen sind allgemeiner Natur und ersetzen keine rechtliche Beratung. Für verbindliche Vertragsverhandlungen und -prüfungen ziehen Sie einen IT-Rechtsexperten hinzu.

 

 

Die Inhalte beziehen sich auf den Stand März 2026. ERP-Produkte, Lizenzmodelle, Funktionsumfang und Preise der genannten Hersteller (SAP, Microsoft, MACH, APplus, proALPHA u. a.) werden regelmäßig aktualisiert. Alle Preisangaben sind Richtwerte.

 

 

Dieses Dokument ist für den persönlichen oder betriebsinternen Gebrauch des Käufers lizenziert. Weiterverkauf, Weitergabe an Dritte und öffentliche Veröffentlichung sind ohne schriftliche Genehmigung nicht gestattet.

 

 

SAP und SAP S/4HANA sind eingetragene Marken der SAP SE. Microsoft Dynamics 365 ist eine eingetragene Marke der Microsoft Corporation. MACH ist eine eingetragene Marke der MACH AG. APplus ist eine eingetragene Marke der Asseco Solutions AG. proALPHA ist eine eingetragene Marke der proALPHA Group. Haufe X360 ist eine eingetragene Marke der Haufe Group. Alle anderen genannten Produkt- und Unternehmensnamen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

 

Eine ausführliche Version dieses Haftungsausschlusses befindet sich am Ende dieses Dokuments.

 

 

 

 

01  Einleitung

Warum die meisten ERP-Auswahlprojekte in die falsche Richtung starten

02  Die 10 Auswahl-Fallen

Häufigste Fehler — und wie man sie strukturell vermeidet

03  Anforderungs-Checkliste Kern

Buchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion

04  Anforderungs-Checkliste Querschnitt

Reporting, Integration, Benutzer, Mobile, DSGVO

05  Anbieter-Bewertungsmatrix

Gewichtetes Scoring-Modell für den objektiven Vergleich

06  Demo-Leitfaden

Welche Szenarien testen — mit Bewertungsbogen

07  TCO und Vertragscheck

Vollkostenrechner und Checkliste für den Vertragsabschluss

08  Referenzen und Marktüberblick

KMU-ERP-Anbieter 2026 — Stärken, Schwächen, Zielgruppen

09  Projektorganisation & Erfolgsfaktoren

Wer macht was im Auswahlprojekt — und was scheitert warum

10  30-Tage-Auswahlplan

Von der ersten Anforderung zur dokumentierten Kaufempfehlung

 

 

 

Einleitung

 

 

Ein mittelständisches Unternehmen entscheidet sich für ein neues ERP. Das Projekt beginnt mit einer Marktsichtung: drei Anbieter werden zu Demo-Terminen eingeladen. Jeder präsentiert 90 Minuten lang hochglanzpolierte Präsentationen auf perfekt vorbereiteten Musterdaten. Alle drei sehen überzeugend aus. Am Ende gewinnt der Anbieter, der am sympathischsten aufgetreten ist — oder derjenige, den der IT-Leiter schon aus einem früheren Unternehmen kennt.

 

Drei Jahre später stellt sich heraus: Das System kann zwei Kernprozesse des Unternehmens nicht abbilden. Beide wurden in den Demo-Terminen nicht gezeigt. Beide hätten in einer strukturierten Anforderungsanalyse als kritisch identifiziert werden können.

 

Das ERP-Auswahlprojekt ist das teuerste IT-Projekt, das die meisten KMU je durchführen — und es wird erschreckend oft ohne systematische Methode begonnen.

 

Die drei häufigsten Startfehler:

 

→  Anbieter-first statt Anforderungs-first: Das Unternehmen lädt Anbieter ein, bevor es seine eigenen Anforderungen vollständig dokumentiert hat. Die Anbieter definieren dann implizit den Evaluierungsrahmen — nach ihren Stärken.

 

→  Funktionsliste statt Prozessverständnis: Es wird eine Liste von Funktionen zusammengestellt ("wir brauchen Rechnungsstellung, Lagerverwaltung, Einkauf"), aber kein einziger Kernprozess end-to-end beschrieben. Wie ein Auftrag von der Anfrage bis zur Lieferung verarbeitet wird — wer was tut, was das System wissen muss, wo Sonderfälle auftreten — das bleibt unklar.

 

→  TCO-Blindheit: Die Evaluierung vergleicht Listenpreise. Was Implementierung, Datenmigration, Schulung, laufender Support, Customizing-Wartung und das nächste Major-Update kosten werden — das bleibt im Dunkeln. Bis der Vertrag unterschrieben ist.

 

Dieses Kit ist der strukturierte Gegenentwurf. Es liefert über 120 priorisierte Anforderungskriterien, ein gewichtetes Scoring-Modell, einen Demo-Leitfaden mit konkreten Testszenarien, eine vollständige TCO-Checkliste und einen 30-Tage-Auswahlplan, der das Projekt von Anfang an auf dem richtigen Fundament aufbaut.

 

WAS SIE IN DIESEM BUCH ERWARTEN DÜRFEN ■  10 Auswahl-Fallen — Die häufigsten Fehler bei ERP-Auswahlprojekten mit konkreten Gegenstrategien. ■  Über 120 Anforderungskriterien — Strukturierte Checklisten für alle KMU-Kernbereiche, sofort einsetzbar. ■  Anbieter-Scoring-Modell — Gewichtete Bewertungsmatrix für den objektiven, dokumentierten Vergleich. ■  Demo-Leitfaden — Welche Szenarien in Hersteller-Demos testen und wie das Ergebnis bewerten. ■  30-Tage-Auswahlplan — Von der ersten Anforderungsaufnahme zur dokumentierten Kaufempfehlung.

 

DIE WICHTIGSTE REGEL Wählen Sie das ERP, das Ihre Prozesse abbildet — nicht das ERP, das die schönste Demo zeigt. Bestehen Sie auf einem Proof-of-Concept mit Ihren eigenen Daten und Ihren eigenen Kernprozessen. Jeder seriöse Anbieter akzeptiert das. Wer ablehnt, zeigt damit, was er zu verbergen hat.

 

 

 

Die 10 Auswahl-Fallen

 

 

 

Das Auswahlprojekt wird "nebenbei" durchgeführt — kein dedizierter Projektleiter, kein formelles Mandat, keine Entscheidungsmatrix. Jeder hat eine Meinung, niemand hat die Autorität zu entscheiden. Der Auswahlprozess dauert 18 Monate statt 3.

 

LÖSUNG:

 

✓  Einen dedizierten ERP-Projektleiter benennen — mit formalem Mandat der Geschäftsführung.

✓  Lenkungsausschuss (Steering Committee) einrichten: GF + Bereichsleitende. Entscheidet in vier Meetings: Anforderungen freigeben, Longlist → Shortlist, Demo-Ergebnisse, Finale Empfehlung.

✓  Entscheidungskriterien vorab festlegen — bevor die ersten Anbieter eingeladen werden.

 

 

Eine Abteilungsleiterin schreibt eine Excel-Liste mit 200 Funktionswünschen. Jeder Wunsch steht für sich — kein Prozesskontext, keine Priorisierung, keine Abhängigkeiten. Das Ergebnis ist eine Funktionsliste, die jeder Anbieter mit "Ja" beantworten kann — und keine valide Entscheidungsgrundlage liefert.

 

LÖSUNG:

 

✓  Prozesserhebung vor Anforderungserhebung: Kernprozesse end-to-end beschreiben (Kapitel 9).

✓  Anforderungen aus Prozessen ableiten: "Im Schritt X brauchen wir Y, weil Z."

✓  MoSCoW-Priorisierung: Must-have, Should-have, Could-have, Won't-have — für jede Anforderung.

 

 

Zehn Anbieter werden zu Demo-Terminen eingeladen. Das kostet: zehn Demo-Tage, zehn Auswertungsrunden, zehn Angebote. Am Ende sind alle erschöpft und die Entscheidungsqualität sinkt statt zu steigen.

 

LÖSUNG:

 

✓  Longlist auf 5–6 Anbieter begrenzen — nach Marktrecherche und telefonischer Vorselektion.

✓  Shortlist nach Longlist-Bewertung auf 2–3 Anbieter für die vollständige Demo-Phase.

✓  Finale Entscheidung zwischen 2 Finalisten — mit Referenzbesuch und Vertragsverhandlung.

 

 

Der Anbieter führt die Demo — und zeigt das, was sein System am besten kann. Was es nicht kann, zeigt er nicht. Die Demo-Teilnehmenden staunen und klatschen. Nach dem Termin erinnert sich niemand genau, ob das spezifische Dreieck-Bestellwesen oder die außertarifliche Lohnberechnung demonstriert wurde.

 

LÖSUNG:

 

✓  Eigene Demo-Agenda: Schriftlich an den Anbieter geschickt, vor dem Termin. "Bitte zeigen Sie uns folgende fünf Szenarien in dieser Reihenfolge."

✓  Bewertungsbogen (Kapitel 6) für jeden Demo-Teilnehmenden — sofort nach dem Termin ausfüllen.

✓  "Rote-Linien-Szenarien" definieren: Drei bis fünf kritische Prozesse, die ein Anbieter live demonstrieren muss — ohne Vorbereitung, mit Ihren Testdaten.

 

 

Jeder Anbieter liefert drei Referenzkunden. Alle sind handverlesen, alle sind zufrieden, alle sagen das Richtige. Ein echtes Bild entsteht dadurch nicht.

 

LÖSUNG:

 

✓  Eigene Referenzen recherchieren: Branchenverbände, LinkedIn, Fachforen. Wer nutzt dieses ERP in Ihrer Branche, ohne vom Anbieter benannt zu werden?

✓  Referenzgespräche mit strukturiertem Fragebogen führen (Kapitel 6, Demo-Leitfaden).

✓  Kritische Fragen stellen: "Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?" — "Was hat das System nicht geliefert, was versprochen wurde?"

 

 

Das ERP-Produkt ist gut — aber das Implementierungsprojekt wird von einem Partnerunternehmen durchgeführt, das die Branche nicht kennt, zu wenig Kapazität hat und in der Vertragsgestaltung unklare Leistungsgrenzen vereinbart. Systemqualität und Projektqualität sind zwei verschiedene Dinge.

 

LÖSUNG:

 

✓  Implementierungspartner separat evaluieren: Branchenerfahrung, Referenzprojekte, Teamstabilität, Kapazität.

✓  Bei Anbieter direkt anfragen: Welche Partner-Tier-Zertifizierung hat der vorgeschlagene Partner? Wie viele Implementierungen hat er in Ihrer Branche durchgeführt?

✓  Feste Ansprechpartner mit Kontinuitätsverpflichtung im Vertrag verankern.

 

 

Das günstigste Angebot gewinnt — und nach zwei Jahren sind Gesamt-Implementierungskosten und laufende Betriebskosten doppelt so hoch wie beim "teureren" Anbieter, der eine vollständige TCO-Kalkulation vorgelegt hätte.

 

LÖSUNG:

 

✓  TCO-Rechner (Kapitel 7) für alle Finalisten vollständig ausfüllen — 5-Jahres-Sicht ist Mindestanforderung.

✓  Implementierungskosten direkt beim Implementierungspartner anfragen — nicht beim Hersteller.

✓  Risikokosten einkalkulieren: Was kostet ein 3-monatiger Projektverzug? Was kostet ein Go-live-Abbruch?

 

 

Das Unternehmen landet bei einem Cloud-ERP, weil es die günstigste Einstiegsoption war — stellt aber nach dem Vertrag fest, dass sensible Produktionsdaten und personenbezogene Mitarbeiterdaten nicht in die Cloud dürfen. Oder umgekehrt: On-Premise wird gewählt, ohne zu kalkulieren, was eigene Serverinfrastruktur, Patching und Backup langfristig kosten.

 

LÖSUNG:

 

✓  Cloud vs. On-Premise als strategische Vorentscheidung vor der Anbieterwahl treffen.

✓  Checkliste (Kapitel 7): Datenschutzanforderungen, IT-Kompetenz intern, Verfügbarkeitsanforderungen, Wachstumspläne.

✓  Hybrid-Szenarien prüfen: Core-System On-Premise, Zusatzmodule Cloud.

 

 

Die IT wählt das ERP. Key-User werden informiert. Bei der Schulung stellt sich heraus: Das System bildet zwei zentrale Arbeitsprozesse des Vertriebs nicht ab — was die Key-User sofort erkannt hätten, wenn man sie gefragt hätte.

 

LÖSUNG:

 

✓  Key-User sind Teil des Auswahlteams — nicht Informationsempfänger.

✓  Mindestens ein Key-User je Kernbereich (Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Lager, Produktion) nimmt an allen Demo-Terminen teil.

✓  Key-User-Feedback fließt gleichwertig in die Bewertungsmatrix ein — nicht als Fußnote zur IT-Entscheidung.

 

 

Der Vertrag wird unterschrieben. Kein Artikel zu Datenmigration bei Vertragskündigung. Kein Artikel zu Dateiformat-Exporten. Kein Artikel zu Mindest-Vertragslaufzeiten. Nach zwei Jahren stellt sich heraus: Ein Systemwechsel würde bedeuten, dass alle historischen Daten im System des Anbieters verbleiben.

 

LÖSUNG:

 

✓  Daten-Portabilität im Vertrag verankern: "Bei Vertragsende stellt der Anbieter alle Daten in einem offenen Format (CSV, XML, SQL-Dump) zur Verfügung — kostenfrei, innerhalb von 30 Tagen."

✓  Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen verhandeln: Keine Erstlaufzeiten > 3 Jahre ohne Exit-Meilensteine.

✓  Service-Level-Agreements (SLA) für Verfügbarkeit, Support-Reaktionszeiten und Incident-Eskalation explizit vereinbaren.

 

 

 

Anforderungs-Checkliste Kern

 

 

Bewertungsschema für alle Checklisten:

 

✓✓ = Vollständig im Standard enthalten — keine Anpassung nötig ✓   = Enthalten, aber Konfiguration erforderlich ○   = Nur mit Customizing / Add-on realisierbar ✗   = Nicht realisierbar (K.O.-Kriterium wenn Must-have) ?   = Unklar — Nachfrage beim Anbieter erforderlich

 

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	Mandantenfähigkeit (mehrere Buchungskreise)
**M**	DATEV-Kontenrahmen SKR03/SKR04
**M**	Automatische Steuerberechnung (USt, Vorsteuer)
**M**	Mahnwesen mit konfigurierbaren Mahnstufen
**M**	Offene-Posten-Verwaltung Debitoren/Kreditoren
**M**	SEPA-Lastschrift und Überweisung
**M**	Elektronische Kontoauszugsverarbeitung (MT940/CAMT)
**M**	UStVA-Meldung (digital via ELSTER/DSFinV-K)
**M**	Jahresabschluss-Assistent (Bilanz, GuV, Anhang)
**S**	Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung
**S**	Budgetplanung und -überwachung je Kostenstelle
**S**	Anlagenbuchhaltung (AfA, Umbuchung, Inventur)
**S**	Fremdwährungsbuchhaltung mit Kursdifferenzen
**S**	Intercompany-Verbuchung (konzerninterne Leistungen)
**C**	Liquiditätsplanung / Cash-Flow-Forecast
**C**	Konzernkonsolidierung (mehrere Gesellschaften)

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	Bestellanforderung (BANF) mit Genehmigungsworkflow
**M**	Bestellung mit Lieferantenpreislistenanbindung
**M**	Wareneingang mit Mengen- und Qualitätsprüfung
**M**	Rechnungseingang mit 3-Wege-Prüfung (BANF/BE/RE)
**M**	Kreditorenstamm mit Zahlungskonditionen
**M**	Lieferantenbewertung (Qualität, Termin, Preis)
**S**	Rahmenverträge und Abrufbestellungen
**S**	Konsignationslager-Verwaltung
**S**	EDI-Anbindung Lieferanten (ORDERS, DESADV)
**S**	Preisvergleich mehrerer Lieferanten
**C**	Lieferanten-Self-Service-Portal
**C**	Automatischer Bestellvorschlag (Meldebestand)

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	Angebotserstellung mit Versionshistorie
**M**	Auftragserfassung mit Verfügbarkeitsprüfung
**M**	Lieferschein und Rechnungserstellung
**M**	Gutschriften und Rücknahmeabwicklung
**M**	Kundenstamm mit Konditionsgruppen
**M**	Preisfindung (Kundengruppe, Menge, Gültigkeit)
**M**	Versandabwicklung mit Spediteur-Anbindung
**S**	Rahmenverträge und Abrufaufträge Kunden
**S**	Seriennummern- und Chargenverwaltung
**S**	Rückstandsverwaltung (Backorder-Management)
**S**	Webshop-Integration (bidirektional)
**S**	CRM-Integration (Aktivitäten, Opportunities)
**C**	Kunden-Self-Service-Portal (Auftragsstatusabfrage)
**C**	Vertriebsgebiets- und Provisionsverwaltung

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	Mehrlager- und Lagerortsverwaltung
**M**	FIFO/LIFO/FEFO-Lagerbewertung
**M**	Inventur (Stichtagsinventur, permanente Inventur)
**M**	Mindestbestand und Meldebestand je Artikel/Lager
**M**	Buchung Warenein- und -ausgänge mit Belegen
**M**	Umlagerungen zwischen Lagerorten
**S**	Chargenverwaltung mit MHD-Tracking
**S**	Seriennummernverfolgung (Wareneingang bis Ausgang)
**S**	Kommissionierung mit Pickliste / Barcode-Scanner
**S**	Lagerplatz- / Bin-Verwaltung (Fach-Adressierung)
**S**	Gefahrstoff-Verwaltung (GHS, Sicherheitsdatenblätter)
**C**	WMS-Integration (externe Lagerverwaltungssysteme)
**C**	RFID-Unterstützung

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	Stücklisten (mehrstufig, Varianten)
**M**	Arbeitspläne mit Arbeitsplätzen und Kapazitäten
**M**	Fertigungsauftrag anlegen, steuern, rückmelden
**M**	Materialbedarfsplanung (MRP / Bestellvorschläge)
**M**	Kapazitätsplanung (Maschinenauslastung)
**S**	Variantenkonfiguration (Auftragsfertigung)
**S**	Betriebsdatenerfassung (BDE) an Maschinen
**S**	Qualitätssicherung (QS-Prüflose, Prüfpläne)
**S**	Nachkalkulation (Soll-Ist-Vergleich je Auftrag)
**S**	Projektfertigung (Projektstruktur mit ERP-Integration)
**C**	MES-Integration (Maschinenanbindung, OEE)
**C**	Rüstzeitoptimierung, Feinplanung (APS)

 

 

 

Anforderungs-Checkliste Querschnitt

 

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	Standard-Reports für alle Kernprozesse im System
**M**	Report-Designer für eigene Auswertungen (no-code)
**M**	Excel-Export aller Berichte und Listen
**M**	PDF-Export mit eigenem Briefpapier / Logo
**S**	Power BI / Tableau / Qlik Connector (native)
**S**	Echtzeit-Dashboards (KPIs, Ampeln)
**S**	Planungs-/Budgetierungsmodul integriert
**C**	KI-gestützte Analysen und Vorhersagen
**C**	Self-Service-BI für Fachanwender ohne IT

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	REST-API für alle Kernentitäten (Kunden, Artikel, Aufträge)
**M**	DATEV-Schnittstelle (Buchungsexport)
**M**	E-Mail-Integration (Senden aus ERP, Eingangsverarbeitung)
**M**	Office-Integration (Word-Vorlagen, Excel-Datenübernahme)
**S**	EDI-Standard (EDIFACT, VDA, ODETTE)
**S**	Webshop-Konnektoren (Shopify, WooCommerce, Magento)
**S**	Zahlungsdienstleister-Integration (PayPal, Stripe)
**S**	DMS/ECM-Integration (Dokumentenmanagement)
**S**	Lohnbuchhaltungs-Schnittstelle (DATEV Lohn, Agenda)
**C**	iPaaS-Unterstützung (Make, Zapier, Azure Integration)
**C**	Echtzeit-Datenstrom (Webhooks, Event-Streaming)

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	Rollenbasiertes Berechtigungskonzept (RBAC)
**M**	Active Directory / Azure AD SSO-Integration
**M**	Benutzergruppen und Menüanpassung je Rolle
**M**	Audit-Log: Wer hat was wann geändert?
**M**	Feldebenen-Berechtigungen (Sichtbarkeit je Rolle)
**S**	Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
**S**	Mandantenübergreifende Berechtigungen
**C**	Zero-Trust-Konzept / IP-basierte Zugangsbeschränkung

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	Responsives Webinterface (funktioniert auf Tablet)
**M**	Suchfunktion über alle Entitäten (Kunden, Artikel, Belege)
**M**	Anpassbare Startseite / Dashboard je Benutzer
**S**	Native iOS/Android-App für Kernfunktionen
**S**	Offline-Fähigkeit (Außendienst ohne Internetzugang)
**S**	Barcode-/QR-Code-Scanner (mobil)
**C**	Voice-Input / Sprachsteuerung

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	Datenspeicherung in Deutschland / EU (DSGVO)
**M**	Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Anbieter
**M**	Automatische Löschroutinen je Datenkategorie
**M**	DSGVO-Auskunftsreport (alle Daten zu einer Person)
**M**	Datenverschlüsselung at rest und in transit
**M**	GoBD-Konformität (unveränderliche Archivierung)
**S**	ISO-27001-Zertifizierung des Anbieters / Rechenzentrums
**S**	Penetrationstests-Nachweis (aktuell < 12 Monate)
**S**	Branchenspezifische Compliance (FDA, ISO 13485, etc.)
**C**	SOC-2-Typ-II-Zertifizierung

 

 

Prio	Anforderung	A1	A2	A3
**M**	Unterstützte Datenbankplattform dokumentiert
**M**	Backup- und Recovery-Konzept mit RTO/RPO-SLA
**M**	Verfügbarkeit ≥ 99,5 % (messbar, vertraglich)
**M**	Definierter Update- und Releasezyklus
**M**	Sandbox-/Testumgebung im Lieferumfang
**S**	On-Premise-Deployment möglich
**S**	Skalierbarkeit auf 3× aktuelles Datenvolumen
**S**	Datenmigrations-Tooling vom Anbieter
**C**	Multi-Region-Deployment (Ausfallsicherheit)

 

 

 

Anbieter-Bewertungsmatrix

 

 

 

BEWERTUNGSSKALA:   4 = Vollständig im Standard — keine Anpassung   3 = Mit Konfiguration realisierbar   2 = Nur mit Customizing / Add-on (Mehrkosten!)   1 = Roadmap (geplant, aber noch nicht verfügbar)   0 = Nicht realisierbar (K.O. wenn Must-have!)   GEWICHTUNG JE BEREICH (Beispiel — anpassen auf Ihr Unternehmen):

 

 

Bereich	Gewicht	Anbieter A	Anbieter B	Anbieter C
Finanzbuchhaltung & Controlling	20 %
Einkauf & Lieferanten	10 %
Verkauf & Kunden	15 %
Lager & Logistik	10 %
Produktion & Fertigung	15 %
Reporting & BI	10 %
Integration & Schnittstellen	5 %
Benutzer & Berechtigungen	5 %
Mobile & Usability	5 %
DSGVO & Compliance	5 %
**Gewichteter Gesamt-Score**	**100 %**

 

 

Neben dem funktionalen Score empfiehlt sich eine separate Bewertung nicht-funktionaler Kriterien:

 

Kriterium	Gewicht	Anbieter A	Anbieter B	Anbieter C
Implementierungspartner-Qualität	25 %
Referenzen in Ihrer Branche	20 %
Anbieter-Finanzstabilität	15 %
Support-Qualität (Test im Vorfeld)	15 %
TCO über 5 Jahre	15 %
Roadmap-Glaubwürdigkeit	10 %

 

 

SO PASSEN SIE DIE GEWICHTUNG AUF IHR UNTERNEHMEN AN: ────────────────────────────────────────────────────────────── Schritt 1: Welche Bereiche sind für Ihr Unternehmen            geschäftskritisch? (höhere Gewichtung)   Schritt 2: Welche Bereiche deckt Ihr Unternehmen mit            Bestandssystemen ab? (niedrigere Gewichtung            oder aus Bewertung ausschließen)   Schritt 3: Gewichtungen auf 100 % normieren.   Schritt 4: Gewichtung vom Steering Committee genehmigen lassen            — BEVOR erste Demo-Termine stattfinden.            (Nachträgliche Gewichtungsänderung ist ein             Warnsignal für politische Einflussnahme.) ──────────────────────────────────────────────────────────────

 

 

 

Vor dem ersten Demo-Termin: welche Must-have-Anforderungen führen bei Score 0 zum sofortigen Ausschluss des Anbieters?

 

K.O.-KRITERIEN-VORLAGE: ────────────────────────────────────────────────────────────── Ein Anbieter scheidet automatisch aus, wenn er folgende Anforderungen nicht erfüllt (Score = 0 bei Must-have):   ■ [Anforderung 1 eintragen]  z. B. DATEV-Schnittstelle ■ [Anforderung 2 eintragen]  z. B. On-Premise-Deployment ■ [Anforderung 3 eintragen]  z. B. Branchenspezifisches Modul ■ [Anforderung 4 eintragen]  z. B. Datenspeicherung Deutschland ■ [Anforderung 5 eintragen]  z. B. GoBD-Konformität   Diese Liste wird vom Steering Committee genehmigt und ist nicht nachträglich änderbar. ──────────────────────────────────────────────────────────────

 

 

 

 

Demo-Leitfaden

 

 

 

Schicken Sie diese Liste als schriftliche Agenda an den Anbieter — mindestens eine Woche vor dem Termin. Bitten Sie ausdrücklich darum, die Szenarien mit den Testdaten Ihres Unternehmens (oder mit anonymisierten Kopien) zu demonstrieren.

 

SZENARIO 1 — DER VOLLSTÄNDIGE AUFTRAGSVERARBEITUNGSPROZESS: "Zeigen Sie uns, wie ein Kundenauftrag von der telefonischen Anfrage bis zur Rechnungsstellung und Zahlung im System abgebildet wird — inklusive Verfügbarkeitsprüfung, Lieferschein und automatischer Buchung in der Finanzbuchhaltung." Testzeit: 20 Minuten | Bewertung: 0–4   SZENARIO 2 — DER EINKAUFSPROZESS MIT GENEHMIGUNG: "Zeigen Sie uns einen vollständigen Einkaufsprozess: Bestellanforderung durch Mitarbeiter, Genehmigung durch Vorgesetzten, Bestellung an Lieferant, Wareneingang, Rechnungsprüfung (3-Wege-Match) und Zahlungsfreigabe." Testzeit: 15 Minuten | Bewertung: 0–4   SZENARIO 3 — EIN KUNDENSPEZIFISCHER KRITISCHER PROZESS: [Hier Ihren wichtigsten Sonderfall eintragen] Beispiele: Auftragserfassung mit Variantenkonfiguration / Streckengeschäft / Kommissionsgeschäft / Projektfertigung Testzeit: 15 Minuten | Bewertung: 0–4   SZENARIO 4 — EIN REPORT LIVE ERSTELLEN: "Erstellen Sie live einen Bericht: alle Kundenaufträge des letzten Monats, gruppiert nach Region, mit Umsatz und offenem Betrag — als Excel-Export und PDF." Testzeit: 10 Minuten | Bewertung: 0–4   SZENARIO 5 — BENUTZERVERWALTUNG UND BERECHTIGUNGEN: "Legen Sie live einen neuen Benutzer an, weisen Sie ihm eine Rolle zu, die nur Lesezugriff auf Kundenaufträge hat, und zeigen Sie, dass dieser Benutzer keine Buchungen vornehmen kann." Testzeit: 10 Minuten | Bewertung: 0–4

 

 

 

BEWERTUNGSBOGEN — JE TEILNEHMENDER, JE DEMO-TERMIN: ══════════════════════════════════════════════════════════════ Anbieter: ________________  Datum: ________________ Bewerter: ________________  Funktion: ________________   SZENARIO-BEWERTUNG (0 = nicht gezeigt / 4 = vollständig):   Szenario 1 (Auftragsverarbeitung):    ___/4   Szenario 2 (Einkaufsprozess):         ___/4   Szenario 3 (Kritischer Sonderprozess): ___/4   Szenario 4 (Report erstellen):        ___/4   Szenario 5 (Benutzerverwaltung):      ___/4   Summe Szenarien:                      ___/20   GESAMTBEWERTUNG (1–10):   Bedienbarkeit / Benutzerfreundlichkeit: ___/10   Geschwindigkeit und Reaktionszeit:      ___/10   Qualität der Antworten auf Fragen:      ___/10   Vertrauen in das Produkt:               ___/10   OFFENE FRAGEN, DIE NICHT BEANTWORTET WURDEN:   1. ___________________________________   2. ___________________________________   3. ___________________________________   PERSÖNLICHES FAZIT (3 Sätze):   ___________________________________   ___________________________________ ══════════════════════════════════════════════════════════════

 

 

 

REFERENZGESPRÄCH: LEITFADEN (30 Minuten) ────────────────────────────────────────────────────────────── 1. Wie lange ist das ERP bei Ihnen im Einsatz?    Wie groß ist Ihr Unternehmen (MA, Umsatz)?    Welche Module nutzen Sie?   2. Wie verlief die Implementierung?    Wurde der Zeit- und Budgetrahmen eingehalten?    Was lief besser als erwartet, was schlechter?   3. Wie ist der laufende Support?    Wie schnell werden Probleme gelöst?    Was kostet der Support jährlich?   4. Welche drei Dinge würden Sie beim nächsten Mal    anders machen?   5. Was kann das System nicht, was Sie erwartet hätten?   6. Wie war Ihr Implementierungspartner — würden    Sie ihn wieder beauftragen?   7. Würden Sie das System einem Unternehmen Ihrer    Größe und Branche weiterempfehlen? Warum / warum nicht? ──────────────────────────────────────────────────────────────

 

 

 

 

TCO und Vertragscheck

 

 

 

ERP-TCO-RECHNER: 5-JAHRES-SICHT ══════════════════════════════════════════════════════════════ EINMALKOSTEN (Jahr 1):   Softwarelizenzen (perpetual) oder   Einmalige Implementierungspauschale:      [A] €   Implementierungsdienstleistungen:         [B] €   Datenmigration:                           [C] €   Schulung (intern + extern):               [D] €   Projektmanagement intern (Stunden × Satz):[E] €   Hardware / Infrastruktur (On-Premise):    [F] €   Testumgebung-Setup:                       [G] €   ──────────────────────────────────────────────   Summe Einmalkosten:            [A+B+C+D+E+F+G] €   JÄHRLICHE BETRIEBSKOSTEN (Jahr 1–5):   SaaS-Abonnement oder Wartungsgebühr:      [H] €/Jahr   Hosting / Infrastruktur / Backup:         [I] €/Jahr   Support-Vertrag (erweitert):              [J] €/Jahr   Customizing-Wartung:                      [K] €/Jahr   Interne IT-Betreuung (Stunden × Satz):    [L] €/Jahr   Schulung neuer Mitarbeitender (lfd.):     [M] €/Jahr   ──────────────────────────────────────────────   Jährliche Betriebskosten:      [H+I+J+K+L+M] €/Jahr   RISIKOKOSTEN (geschätzt, diskontiert):   Projektverzögerung (Wahrsch. × Kosten):   [N] €   Customizing-Nacharbeiten:                 [O] €   Major-Update-Anpassungen (5 Jahre):       [P] €   ──────────────────────────────────────────────   Risikokosten (einmalig):           [N+O+P] €   5-JAHRES-TCO:   [A+B+C+D+E+F+G] + 5×[H+I+J+K+L+M] + [N+O+P] = ___ € ══════════════════════════════════════════════════════════════

 

 

 

Kriterium	Für Cloud	Für On-Premise
Datenschutz-Anforderungen	Niedrig (EU-Rechenzentrum ausreichend)	Hoch (produktionskrit. oder persönliche Daten)
IT-Kompetenz intern	Gering (kein eigener Betrieb gewünscht)	Hoch (DBA / Sysadmin vorhanden)
Verfügbarkeitsanforderung	Standard (≥ 99,5 %)	Sehr hoch (eigenes RZ, eigene SLA)
Anpassungsbedarf	Gering (Standard wird genutzt)	Hoch (viel Customizing geplant)
Wachstumsplan	Schnell (Skalierung ohne Infrastruktur)	Stabil (Infrastruktur amortisiert sich)
Kostenstruktur	Betriebskosten bevorzugt (OpEx)	Investitionen bevorzugt (CapEx)

 

 

■  Lizenzmodell: Ist klar, was lizenziert wird? (benannte Nutzer, gleichzeitige Nutzer, Transaktionsvolumen, Module)

■  Preisanpassungsklausel: Wie darf der Anbieter Preise erhöhen? (Index-Bindung, maximale Erhöhung, Ankündigungsfrist)

■  Vertragslaufzeit und Kündigung: Erstlaufzeit, automatische Verlängerung, Kündigungsfristen, außerordentliche Kündigung

■  SLA-Verfügbarkeit: Wie wird Verfügbarkeit gemessen? Was passiert bei Unterschreitung? (Service Credits, Sonderkündigungsrecht)

■  Support-Level: Reaktionszeiten nach Priorität (P1/P2/P3), Supportzeiten (Geschäftszeiten vs. 24/7), Eskalationspfad

■  Datensicherung: Backup-Frequenz, Aufbewahrungsdauer, Recovery-Zeit (RTO), Datenverlust-Maximum (RPO)

■  Datenportabilität bei Vertragsende: Export in offenen Formaten, Übergabefrist, Kostenpflichtigkeit

■  Datenschutz: AVV nach Art. 28 DSGVO vorhanden und aktuell, Sub-Auftragsverarbeiter dokumentiert

■  Escrow: Quellcode-Hinterlegung bei Drittpartei für den Fall der Insolvenz des Anbieters

■  Referenzkundenpflicht: Darf der Anbieter Sie als Referenz nennen? Unter welchen Bedingungen?

■  Änderungsrecht am Produkt: Was darf der Anbieter am Produkt ohne Zustimmung ändern?

■  Gegenseitige Haftung: Haftungsbeschränkungen symmetrisch oder zu Lasten des Kunden?

 

 

 

Referenzen und Marktüberblick

 

 

 

Der Markt für KMU-ERP-Systeme in Deutschland ist vielschichtiger als der Enterprise-Markt. Neben den internationalen Platzhirschen SAP und Microsoft gibt es eine starke Gruppe etablierter Mittelstandslösungen, die spezifische Branchen oder Unternehmensgrößen adressieren.

 

Anbieter	Zielgröße	Stärken	Schwächen	Deployment
**SAP S/4HANA Cloud (GROW)**	200–2.000 MA	Marktführer, breites Ökosystem, Integrations-Tiefe	Komplex, teuer, Implementierungspartner-Abhängigkeit	Cloud
**Microsoft Dynamics 365 Business Central**	50–500 MA	M365-Integration, Power BI, weltweites Partner-Netz	Customizing teuer, Branchenlösungen über ISV	Cloud / On-Prem
**MACH**	100–1.000 MA	Stark im öffentlichen Sektor (Kommunen, Universitäten, Energie), DATEV-Integration	Kleinere Community, weniger Produktionsmodule	On-Prem / Cloud
**APplus (Asseco)**	50–500 MA	Fertigungstiefe (Maschinenbau, Metallverarbeitung), Projektverwaltung	Benutzeroberfläche veraltet, eingeschränkte API	On-Prem / Cloud
**proALPHA**	100–1.000 MA	Sehr stark in Fertigung und Variantenkonfiguration	Hoher Implementierungsaufwand, Preis	On-Prem / Cloud
**Haufe X360**	20–200 MA	Modern, cloud-native, einfache Bedienung, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis	Fertigungsmodule eingeschränkt, junge Plattform	Cloud
**Infor CloudSuite**	500–5.000 MA	Branchenspezifische Lösungen (Food, Fashion, A&D), Multi-Tenancy	Hoher Implementierungsaufwand, Enterprise-Fokus	Cloud

 

 

→  Microsoft Dynamics 365 Business Central: Erste Wahl für Handels- und Dienstleistungsunternehmen, die bereits auf Microsoft 365 setzen. Bestes Power-BI-Ökosystem, größtes Partner-Netzwerk in Deutschland.

 

→  SAP GROW (S/4HANA Cloud Public): Empfehlenswert wenn Wachstum auf Enterprise-Niveau geplant ist und SAP-Kompatibilität mit Kunden oder Lieferanten gefragt wird. Höchste Implementierungskosten im Markt.

 

→  MACH: Erste Wahl für kommunale und öffentlich-rechtliche Einrichtungen, Stadtwerke, Energieversorger und Bildungseinrichtungen in Deutschland.

 

→  APplus / proALPHA: Erste Wahl für produzierende Unternehmen (Maschinenbau, Metallverarbeitung, Elektronikfertigung) mit komplexen Stücklisten und Arbeitsplänen.

 

→  Haufe X360: Erste Wahl für moderne KMU bis 200 Mitarbeitende ohne komplexe Fertigungsanforderungen, die eine schnelle Implementierung und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis suchen.

 

MARKTLAGE 2026 Der KMU-ERP-Markt konsolidiert sich: Viele kleinere Anbieter werden von größeren übernommen. Prüfen Sie bei jedem Anbieter die Eigentümerstruktur und Finanzstabilität. Eine Software-Übernahme bedeutet nicht zwingend schlechtere Qualität — aber potenziell veränderte Roadmap und Supportbedingungen.

 

 

 

Projektorganisation & Erfolgsfaktoren

 

 

 

PROJEKTORGANISATION ERP-AUSWAHL: ══════════════════════════════════════════════════════════════ STEERING COMMITTEE (4 Meetings, je 60–90 Min.):   GF + CFO + IT-Leiter + ggf. externer Berater   Entscheidet: Anforderungen, Shortlist, Finalisten, Kauf   Berichtet: Projektleiter   PROJEKTLEITER (Vollzeit oder 50 % während Auswahl):   Koordiniert: Alle Workstreams, Anbieter-Kommunikation   Erstellt: Bewertungsmatrix, Entscheidungsvorlagen   Empfehlung: Interner Projektleiter + optionaler Berater   KEY-USER-TEAM (4–8 Personen, je 20–30 % Zeitbudget):   Je 1 Person aus: Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb,                    Lager, Produktion, IT   Erarbeitet: Anforderungslisten, bewertet Demos   Nimmt teil: Alle Demo-Termine, Referenzgespräche   IT-TEAM (1–2 Personen):   Bewertet: Technische Anforderungen, Integration, Security   Prüft: Vertragsanhänge, SLAs, Datenschutz   Koordiniert: PoC-Testumgebung ══════════════════════════════════════════════════════════════

 

 

 

Phase	Dauer	Meilenstein
Vorbereitung & Anforderungen	2–3 Wochen	Anforderungsdokument vom Steering Committee freigegeben
Marktrecherche & Longlist	1–2 Wochen	Longlist (5–6 Anbieter) mit Begründung
Longlist-Bewertung (Fragebogen)	2–3 Wochen	Shortlist (2–3 Anbieter) entschieden
Demo-Phase	3–4 Wochen	Demo-Bewertungen konsolidiert
Referenzen & PoC	2–3 Wochen	Referenzgespräche abgeschlossen, PoC bewertet
TCO & Vertragsverhandlung	2–3 Wochen	Angebote vorliegend, TCO kalkuliert
Entscheidung	1 Woche	Kaufempfehlung vom Steering Committee beschlossen
**Gesamt**	**13–19 Wochen**

 

 

→  Scheitern 1 — Entscheidung verzögert sich endlos: Kein formelles Mandat, keine Deadline. Gegenmittel: Steering Committee legt Entscheidungsdatum vorab fest — und hält es ein.

 

→  Scheitern 2 — Anforderungsliste wächst unkontrolliert: Jede Abteilung fügt Wünsche hinzu, bis die Liste unhandlich wird. Gegenmittel: Anforderungen-Freeze nach Freigabe durch Steering Committee — danach nur noch über CR-Prozess.

 

→  Scheitern 3 — IT und Business haben verschiedene Favoriten: IT will die technisch beste Lösung, Business will die einfachste Bedienung. Keine gemeinsame Entscheidungsbasis. Gegenmittel: Bewertungsmatrix und Gewichtung vorab gemeinsam vereinbaren.

 

→  Scheitern 4 — Politische Entscheidung statt Faktenbasis: Ein Stakeholder "kennt" einen Anbieter und möchte ihn bevorzugen — unabhängig vom Bewertungsergebnis. Gegenmittel: Scoring-Ergebnisse schriftlich dokumentieren und vom Steering Committee abzeichnen lassen — vor der finalen Diskussion.

 

→  Scheitern 5 — Zu wenig interne Ressourcen für das Projekt: Die Auswahl läuft "nebenher", Key-User haben keine Zeit für Demos und Anforderungserhebung. Gegenmittel: Ressourcen vorab reservieren — schriftlich, mit Führungskraft-Genehmigung.

 

 

 

30-Tage-Auswahlplan

 

 

Dieser beschleunigte 30-Tage-Plan ist für Unternehmen gedacht, die eine Vorentscheidung für einen oder zwei Finalisten bereits getroffen haben — oder die eine schnelle, strukturierte Validierung ihrer Entscheidung benötigen. Für einen vollständigen Auswahlprozess von Null bis Vertragsabschluss rechnen Sie mit 13–19 Wochen (Kapitel 9).

 

VOR DEM START Stellen Sie sicher, dass das Steering Committee für vier Entscheidungs-Meetings in den nächsten 30 Tagen verfügbar ist. Benennen Sie den Projektleiter. Reservieren Sie die Key-User-Ressourcen: mindestens 20 % ihrer Zeit in diesem Monat. Ohne diese drei Voraussetzungen ist ein 30-Tage-Prozess nicht realistisch.

 

 

■ TAG 1–2: ANFORDERUNGS-WORKSHOPS

 

■  Workshop Kernprozesse (3 Stunden): Je einen Kernprozess pro Bereich (Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Finanzen) end-to-end beschreiben — mit Key-Usern

■  Checklisten (Kapitel 3 und 4) als Ausgangsbasis verwenden — fehlende Anforderungen ergänzen

■  MoSCoW-Priorisierung je Anforderung festlegen — Steering Committee genehmigt Must-haves

■  K.O.-Kriterien-Liste erstellen und vom Steering Committee unterzeichnen lassen

 

■ TAG 3–4: GEWICHTUNG UND SCORING-MODELL

 

■  Bewertungsmatrix (Kapitel 5) auf Ihr Unternehmen anpassen — Gewichtungen festlegen

■  Steering Committee genehmigt Gewichtungen — protokolliert, unveränderlich

■  Demo-Szenarien ausarbeiten (Kapitel 6) — fünf Szenarien für alle Anbieter identisch

■  Bewertungsbogen für Key-User vorbereiten und verteilen

 

■ TAG 5–7: LONGLIST ERSTELLEN UND ANSCHREIBEN

 

■  Longlist auf 3–4 Anbieter begrenzen (Marktüberblick Kapitel 8 als Ausgangspunkt)

■  Standardisierten Anforderungsfragebogen an alle Anbieter senden — 10 Tage Rücklaufzeit

■  Demo-Agenda schriftlich an alle Anbieter senden — Termin für Woche 2–3 vereinbaren

■  Referenzkunden-Wunschliste an Anbieter: je 2 Referenzen aus derselben Branche/Größe

 

 

■ TAG 8–10: DEMO ANBIETER A

 

■  Demo-Termin (4 Stunden): Agenda aus Kapitel 6, alle Key-User anwesend

■  Bewertungsbogen sofort nach Demo ausfüllen — keine Diskussion vorher

■  Offene Fragen dokumentieren — schriftlich innerhalb von 3 Tagen beantwortet verlangen

■  Abend: Key-User-Kreis konsolidiert Bewertungen (30 Min.) — keine Entscheidung, nur Faktensammlung

 

■ TAG 11–13: DEMO ANBIETER B

 

■  Demo-Termin Anbieter B — identische Agenda wie Anbieter A

■  Bewertungsbogen sofort ausfüllen

■  Direktvergleich: Was kann Anbieter B besser, was schlechter als Anbieter A?

■  Erste Shortlist-Einschätzung intern besprechen (noch nicht kommunizieren)

 

■ TAG 14: ZWISCHENSTAND STEERING COMMITTEE

 

■  Meeting Steering Committee (60 Min.): Zwischenstand präsentieren

■  Entscheidung: Werden alle Anbieter in die nächste Runde genommen, oder gibt es bereits Ausschlüsse?

■  Falls nötig: Demo Anbieter C in Woche 3 einplanen

■  Referenzgespräche für Finalisten beauftragen: Key-User führen Gespräche nach Leitfaden (Kapitel 6)

 

 

■ TAG 15–17: REFERENZGESPRÄCHE

 

■  Je 2–3 Referenzgespräche je Finalist (30 Min. je, strukturierter Fragebogen aus Kapitel 6)

■  Eigene Recherche: Forenbeiträge, LinkedIn-Gruppen, Nutzererfahrungen außerhalb der Anbieter-Liste

■  Ergebnisse konsolidieren: Was haben alle Referenzen gemeinsam gesagt? Was war überraschend?

■  Implementierungspartner bewerten: Referenzen für den Partner, nicht nur für das Produkt

 

■ TAG 18–20: TCO-KALKULATION UND VERTRAGSCHECK

 

■  TCO-Rechner (Kapitel 7) für alle Finalisten vollständig ausfüllen — Angebote sind Grundlage

■  Angebote auf Vollständigkeit prüfen: Sind Implementierung, Schulung, Datenmigration enthalten?

■  Vertragscheck-Checkliste (Kapitel 7) für Hauptvertrag und AGB des Favoriten durchgehen

■  Kritische Vertragspunkte markieren — für Verhandlung in Woche 4

 

■ TAG 21: SCORING-KONSOLIDIERUNG

 

■  Alle Bewertungsbögen konsolidieren: gewichteter Score je Anbieter ausrechnen

■  Nicht-funktionale Kriterien-Score (Implementierungspartner, Referenzen, TCO) hinzufügen

■  Entscheidungsvorlage erstellen: 2 Seiten, Zahlen, Fakten, Empfehlung

 

 

■ TAG 22–24: VERHANDLUNG UND FINALE KLÄRUNG

 

■  Offene technische Fragen schriftlich klären (Antworten innerhalb von 48 Stunden verlangen)

■  Erste Vertragsverhandlung: kritische Punkte aus Vertragscheck adressieren

■  Preisverhandlung: TCO-Transparenz als Hebel nutzen — welche Positionen sind verhandelbar?

■  Pilotprojekt oder Proof-of-Concept vereinbaren (falls noch offene Fragen bestehen)

 

■ TAG 25–27: ENTSCHEIDUNGSVORLAGE FINALISIEREN

 

■  Entscheidungsvorlage fertigstellen: Scoring-Ergebnisse, TCO-Vergleich, Referenzfazit, Empfehlung

■  Risikobewertung ergänzen: Was sind die Top-3-Risiken der Kaufentscheidung? Was ist der Mitigationsplan?

■  Plan B dokumentieren: Was passiert, wenn der Favorit in der Implementierung versagt?

■  Zeitplan für Implementierungsprojekt als Anhang: Wann Go-live? Welche Meilensteine?

 

■ TAG 28–30: ENTSCHEIDUNG UND KOMMUNIKATION

 

■  Steering Committee Final-Meeting (90 Min.): Entscheidungsvorlage präsentieren, beschließen, protokollieren

■  Beschluss kommunizieren — intern an alle Beteiligten, extern an alle evaluierten Anbieter

■  Beauftragung Implementierungspartner initiieren: Kick-off-Termin für Implementierungsprojekt vereinbaren

■  Lessons Learned: Was lief im Auswahlprojekt gut? Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen? ■

 

ERGEBNIS NACH 30 TAGEN Ihr Ergebnis nach 30 Tagen: Eine vollständig dokumentierte, faktenbasierte ERP-Kaufempfehlung — mit Anforderungsdokument, gewichtetem Scoring-Vergleich, TCO-Kalkulation, Referenzgespräch-Fazit, Vertragscheck-Ergebnis und beschlossenem Steering-Committee-Protokoll. Eine Entscheidung, die Sie intern und extern verteidigen können.

 

 

 

 

 

Die in diesem Dokument enthaltenen Checklisten, Bewertungsmodelle und Empfehlungen wurden nach bestem Wissen und Gewissen auf Basis langjähriger praktischer Erfahrung in ERP-Auswahl- und Implementierungsprojekten erstellt. Dennoch kann keine Gewähr für Vollständigkeit, Richtigkeit oder universelle Anwendbarkeit übernommen werden.

 

Der Autor übernimmt ausdrücklich keinerlei Haftung für Kaufentscheidungen, die auf Basis dieses Dokuments getroffen werden, einschließlich Fehlinvestitionen, Projektkosten, Implementierungsfehler oder Folgeschäden. Holen Sie vor Vertragsabschluss stets eine unabhängige Zweitmeinung ein.

 

 

Die Hinweise zu Vertragsgestaltung (Kapitel 7) sind allgemeiner Natur und ersetzen keine rechtliche Beratung. Für die Prüfung und Verhandlung von ERP-Verträgen empfehlen wir die Einbeziehung eines auf IT-Recht spezialisierten Rechtsanwalts.

 

 

Der Marktüberblick in Kapitel 8 basiert auf öffentlich verfügbaren Informationen zum Stand März 2026. ERP-Produkte werden regelmäßig aktualisiert; Funktionsumfang, Preise, Lizenzmodelle und Unternehmensstrukturen können sich ändern. Holen Sie stets aktuelle, verbindliche Informationen direkt beim jeweiligen Hersteller ein.

 

 

Dieses Dokument und alle Inhalte sind urheberrechtlich geschützt. © 2026 Sascha Hess, xenosystems.de. Alle Rechte vorbehalten. Die enthaltenen Checklisten dürfen für den internen Gebrauch des Käufers kopiert und angepasst werden.

 

 

SAP, SAP S/4HANA und GROW sind eingetragene Marken der SAP SE. Microsoft Dynamics 365 und Business Central sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. MACH ist eine eingetragene Marke der MACH AG. APplus ist eine eingetragene Marke der Asseco Solutions AG. proALPHA ist eine eingetragene Marke der proALPHA Group. Haufe X360 ist eine eingetragene Marke der Haufe Group. Infor ist eine eingetragene Marke der Infor, Inc. Alle anderen genannten Produkt- und Unternehmensnamen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

 

 

Es gilt ausschließlich deutsches Recht. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist, soweit gesetzlich zulässig, Weimar, Thüringen, Deutschland.

 

 

 

 

Sascha Hess ist Diplom-Biologe und IT-Professional mit über 20 Jahren Erfahrung in der Administration von ERP-, BI- und Datenbanksystemen sowie in der Beratung mittelständischer Unternehmen. Er hat mehr als 15 ERP-Auswahlprojekte begleitet — von der ersten Anforderungsaufnahme bis zur finalen Vertragsverhandlung — und dabei Entscheidungen zwischen SAP, Microsoft Dynamics, MACH, APplus und weiteren Systemen strukturiert und dokumentiert.

 

Sein Ansatz verbindet naturwissenschaftliche Präzision mit hochgradiger IT-Spezialisierung. Schwerpunkte: SQL Server Performance-Tuning, ERP-Einführungen, Business Intelligence (Power BI, DeltaMaster), Data Governance, Prozessdigitalisierung und IT-Interim-Management.

 

Web: www.xenosystems.de | E-Mail: info@xenosystems.de | Standort: Weimar, Thüringen / Remote

 

Service	Beschreibung
ERP-Auswahlberatung	Neutrale Begleitung Ihres ERP-Auswahlprojekts: Anforderungsaufnahme, Anbietervorauswahl, Demo-Koordination, Bewertungsmatrix, TCO-Kalkulation und Vertragscheck — von der ersten Anforderung bis zur unterschriftsreifen Empfehlung.
ERP-Einführungsberatung	Projektbegleitung bei ERP-Implementierungen (MACH, Dynamics 365, APplus, proALPHA): Datenmigration, Customizing-Governance, Schnittstellen, Go-live-Begleitung und Hypercare.
Customizing-Audit	Bestandsaufnahme und Bewertung Ihres bestehenden ERP-Customizing-Portfolios — mit TCO-Kalkulation und Bereinigungsplan. Scope: 2–4 Tage.
SQL Server DB Health Check	Professioneller Audit Ihres SQL Servers — Managementreport, Risikobewertung und Maßnahmenplan. Scope: 3–5 Tage.
Interim IT-Management	Übernahme der IT-Steuerung auf Zeit — Budgetplanung, Dienstleister-Management, strategische IT-Ausrichtung.